Frequently Asked Question

Proceso de alta de productos VMyGuest
Última actualización hace 4 meses

Objetivo:

Establecer un flujo estandarizado para dar de alta productos en los sistemas de punto de venta, asegurando consistencia en los datos, cumplimiento con políticas internas y disponibilidad para operaciones.

Etapas del Proceso

1. Informar a la(s) unidad(es) de negocio

  1. Responsable:
    1. Director(a) de UdN (En caso de ser un alta para la UdN en que es responsable).
    2. Directores Corporativos con VoBo por escrito de la Dirección General (En caso de que el alta aplique para varias UdNs).
  2. Acción: Realizar análisis con las áreas A&B y/o Mercadotecnia para obtener su VoBo por escrito, según sea el caso.
  3. Acción: Definir conjuntamente con el área Contable y/o Fiscal el tratamiento de impuestos correspondiente y obtener VoBo por escrito.
  4. Acción: Generar un memo para informar a todas las áreas restantes (Contabilidad, TI, Gerentes y Supervisores de operación) el inicio del proceso de alta de producto y el funcionamiento de dicho producto y/o sus promociones.
    1. Acompañar el memo con los siguientes VoBo´s
      1. VoBo de Contabilidad y/o Fiscal. Según sea el caso
      2. VoBo Mercadotecnia y/o A&B. Según sea el caso
    2. Datos requeridos:
      1. Nombre del producto
      2. Descripción detallada
      3. Categoría (ej. Admisiones, alimentos, bebidas, souvenirs)
      4. Unidad de medida (piezas, paquetes, servicios)
      5. Precio base y precio de venta Iva Incluido.
      6. Asignación departamental
      7. Manejo de impuestos
      8. Código o nombre del producto
      9. Información de inventario (si aplica)
      10. Escenarios de venta (TODOS los Casos de uso)
  5. Resultado: Las áreas de negocio tienen conocimiento y entendimiento de los productos, servicios y/o promociones que se deben de dar de alta.

2. Solicitud de alta o ampliación de producto y/o servicio en SAP

  1. Responsable:
    1. Compras: Comprador de la UdN (En caso de ser un producto o servicio nuevo)
    2. Contabilidad: Costos de la UdN (En caso de ser una ampliación de un producto o servicio previamente creado)
  2. Acción: Completar el formulario: "ALTA Y AMPLIACIONES DE MATERIALES VE" con toda la información solicitada en el mismo.
  3. Resultado: Insumos completos para que el alta o ampliación pueda ser generada en SAP

3. Alta o ampliación en SAP

  1. Responsable:
    1. TI: Datos Maestros.
  2. Acción: Realizar la carga en SAP de los datos depositados en el formato: "Alta de materiales SAP"
  3. Resultado: Producto/Servicio dado de alta en SAP para su correcta contabilización también se obtiene el/los ID SAP requeridos en los siguientes pasos.

4. Envío de catálogos

  1. Responsable:
    1. Contabilidad: Costos.
  2. Acción:
    1. Generar condiciones de precio para el producto(s)/servicio(s)
    2. Enviar catalogos a MiddleWare (MW)
    3. Crear ticket con solicitud de sincronización en https://soporte.venturae.com.mx/ o enviando un correo a: soporte@venturae.com.mx, de acuerdo a lo establecido en: https://soporte.venturae.com.mx/kb/faq.php?id=5
  3. Resultado: El/los producto(s)/servicio(s) se transfieren de SAP a MW y se solicita la sincronización de MW a vEvolution/Blau

5. Sincronización

  1. Responsable:
    1. TI: Agente de Soporte TI
  2. Acción:
    1. Ejecutar los procesos de sincronización.
    2. Confirmar que el producto es visible en las plataformas de venta.
  3. Resultado: El/los producto(s)/servicio(s) se encuentran visibles en vEvolution o en la página APIBlau (VMyGuest) “https://vmyguest.venturae.com.mx/api/blau”

6. Solicitud alta productos, servicios, promociones en VMyGuest

  1. Responsable:
    1. Operaciones: Director de UdN
  2. Acción:
    1. Llenar el/los formulario(s) de la app Altas VMyGuest
  3. Resultado: El/los producto(s), servicio(s) y/o promocione(s) se encuentran solicitados para el alta en VMyGuest

7. Alta productos, servicios, precios, inventarios, combos y promociones en VMyGuest

  1. Responsable:
    1. TI: Agente de soporte local (UdN) (inventarios, productos, cambios de precio, precios dinámicos)
    2. Marketing: WebMaster - (promociones y combos del área web, con productos previamente dados de alta en sistema)
  1. Acción:
    1. Si el alta o actualización de producto es referente a un producto WEB, el agente de soporte local le otorga los permisos correspondientes al WebMaster (persona especializada del área de mercadotecnia) para que realice las configuraciones pertinentes en VMyGuest. Si se trata de otro tipo de producto, la configuración la realiza el agente de soporte local de la UdN.
    2. Realizar la carga en SAP de los datos depositados en la app: "Altas VMyGuest”
  2. Resultado: El/los producto(s), servicio(s) y/o promociones(es) se encuentran visibles en VMyGuest.

8. Prueba y Validación

  1. Responsable:
    1. Operación: Supervisor o Gerente
    2. Mercadotecnia: WebMaster
    3. Contabilidad: Contador UdN
  2. Acción:
    1. Operación:
      1. Realizar ventas de pruebas en vEvolution (PDV Alimentos, Bebidas, fotografía y boutique) y/o VmyGuest (Taquilla) de los productos, servicios y/o promociones, buscando ejecutar TODOS los escenarios de venta previstos en el memo, incluyendo los escenarios de cupón.
      2. Informar a contabilidad de la completitud de la prueba y proporcionar los comprobantes de las transacciones (Ticket, reserva, etc).
    2. Mercadotecnia:
      1. Realizar ventas de pruebas en VmyGuest (WEB) de los productos, servicios y/o promociones, buscando ejecutar TODOS los escenarios de venta previstos en el memo.
      2. Informar a contabilidad de la completitud de la prueba y proporcionar los comprobantes de las transacciones (Ticket, reserva, etc)
    3. Contabilidad:
      1. Validar los datos correctos en el ticket (Montos, impuestos, descuentos, etc.)
      2. Validar que la venta fue registrada de forma correcta en SAP.
      3. En caso de requerirse validar que se realizó la afectación correcta al inventario.
      4. Identificar su correcta visualización en tableros y reportes.
      5. Al terminar el proceso de pruebas, sin importar el resultado, cancelar las transacciones y pagos efectuados, tanto en SAP, vEvolution y/o VMyguest.
    4. TI:
      1. Al terminar el proceso de pruebas, en caso de que aplique, retirar los permisos previamente otorgados al Webmaster.
  3. Resultado: La aprobación o rechazo del alta para liberación al público en general.

9. Monitoreo Inicial

  1. Responsable:
    • Operación: Gerencia
    • Contabilidad: Contador UdN
  2. Acción:
    • Monitorear las transacciones de los productos, servicios o promociones durante los primeros 3 días de venta del productos
    • Comunicar problemas técnicos o ajustes necesarios al área correspondiente.
  3. Resultado: Producto completamente funcional en todos los sistemas.

Requisitos Previos

  • Formato de solicitud de alta debidamente completado.
  • Asignación de responsables por área.
  • Aprobación de Finanzas.



Indicadores de Éxito

  1. Tiempo promedio para dar de alta un producto.
  2. Errores reportados tras la implementación.
  3. Satisfacción del personal en áreas de ventas y operación.
Temas de ayuda
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